Met deze regeling kan een deel van het fiscale loon (vrije ruimte) worden besteed aan vergoedingen of verstrekkingen die van kracht zijn op uw personeel. Door deze regeling kunt u kerstpakketten selecteren waar loonheffing niet van toepassing is.
Deze regeling zorgt er voor dat het werkgevers makkelijker maakt om toeslagen te verstrekken. De WKR vervangt andere regelingen en hoeft u niet meer te verdiepen in allerlei regelingen. Alle onbelaste toeslagen die deel uitmaken van het loon vallen onder één duidelijke regeling. Dit maakt het voor werkgevers eenvoudiger en minder verwarrend om toeslagen te verstrekken, wat op zijn beurt het leven van werknemers een stuk plezieriger maakt.
De vrije ruimte berekenen is belangrijk om kennis te hebben over de waarde die uitgegeven mag worden aan verstrekkingen en vergoedingen. Dit bedrag wordt bepaald door een percentage van uw totale belastbare inkomen. In 2023 is de vrije ruimte 1,7% van uw totale belastbare inkomen tot € 400.000. Als uw totale belastbare inkomen meer dan € 400.000 bedraagt, heeft u voor het resterende bedrag 1,18% vrije ruimte. Het is belangrijk op te merken dat u niet meer kunt uitgeven dan de vrije ruimte; als u dat doet, wordt u voor 80% belast.
De werkkostenregeling biedt ondernemers de mogelijkheid om de medewerkers te belonen met kerstpakketten of met andere gelegenheden zoals het maken van promotie of met pensioen gaan. Daarnaast biedt de WKR meer ruimte om het werken vanuit thuis te vergoeden.
Let op: In 2020 en 2021 is de vrije ruimte tijdelijk vergroot. Door Corona kregen ondernemers een grotere belastingvrije ruimte om te besteden als vrije ruimte. In 2023 is de vrije ruimte weer teruggekeerd als voorheen.
De kosten van bepaalde verstrekkingen en vergoedingen waarop aanspraak kan worden gemaakt binnen de WKR mogen niet hoger zijn dan de gebruikelijke kosten voor soortgelijke uitkeringen binnen dezelfde sector of voor soortgelijke diensten of producten. Dit wordt gecontroleerd door middel van de 'gebruikelijkheidstest'. Kosten die meer dan 30% afwijken van de gebruikelijke kosten worden als buitensporig of ongepast beschouwd.
Stel u schenkt een kerstpakket van €750,- aan uw werknemer. Als het bedrag binnen uw sector gebruikelijk is, dan valt het complete bedrag onder de vrije ruimte. Mochten deze kosten normaliter €500 bedragen dan dient u 750 – (500*1,3) te doen. U houdt een bedrag van €100 over dat opgegeven moet worden als loon.
U kunt jaarlijks de beschikbare vrije ruimte van uw organisatie berekenen. Hierin staat hoeveel u belastingvrij kunt besteden aan onder andere kerstpakketten of andere verstrekkingen en voordelen. De beschikbare vrije ruimte berekent u door het totale fiscale loon tot € 400.000 te vermenigvuldigen met 1,7% en vervolgens 1,18% van het belastbare loon boven de € 400.000 bij elkaar op te tellen.
Berekeningen
Dit resulteert in 2 mogelijkheden, namelijk als uw fiscale loon €375.000 bedraagt, dan zit u onder de €400.000. Dan kunt u hier 1.7% over berekenen, namelijk €6.375. Dit bedrag bedraagt uw vrije ruimte.
Is uw fiscale loon €650.000 dan wordt er tot €400.000 een percentage van 1,7% berekend (6800) + de resterende €250.000 waar een percentage van 1,18 over wordt berekend (2.950). In dit geval bedraagt uw vrije €9.750 (6.800+2.950).
Over geschenken, personeelsbeloningen en relatiegeschenken moet omzetbelasting worden betaald. Deze belasting is slechts aftrekbaar tot een bepaald bedrag binnen de vrije ruimte. Voor het kerstpakket geldt een drempelwaarde van € 227,- exclusief btw per ontvanger per boekjaar. Als de jaarlijkse uitgaven per werknemer niet hoger zijn dan € 227,-, mag u de btw aftrekken
Als u voor sommige werknemers de drempelwaarde niet overschrijdt en bij sommige wel, mag u de btw op de kerstcadeaus alleen aftrekken voor werknemers die de drempel niet overschrijden. Mocht u twijfels hebben of dergelijke raden we u aan om contact te nemen met uw financiële adviseur. Die weet doorgaans precies hoe deze regels in zijn werking gaan.
